Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

9brains GmbH
Sonnwendstr. 1b
83229 Aschau im Chiemgau
E-Mail: info@9brains.de

Beim Besuch unserer Website werden automatisch Informationen allgemeiner Natur erfasst. Diese Informationen, sogenannte Server-Logfiles, beinhalten etwa die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet-Service-Providers und ähnliche technische Daten.

2. Zwecke, Rechtsgrundlagen, Datenkategorien

• Betrieb der Website, Sicherheit und Fehleranalyse
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
  • Daten: Server-Logdaten, insbesondere gekürzte IP, Datum und Uhrzeit, Referrer, User-Agent, technische Kennungen
• Kontaktanfragen per E-Mail oder Telefon
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
  • Daten: Kontaktdaten, Anfrageinhalte
• Webanalyse (Umami)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
  • Daten: anonymisierte Nutzungsdaten, zum Beispiel Seitenaufrufe und Events, ohne Personenbezug
• Werbeerfolgsmessung (Google Ads, Meta)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
  • Daten: Klick-Kennungen, Ereignisart, Zeitpunkt, Conversion-Wert; gegenüber Meta zusätzlich gehashte E-Mail-Adresse, Browser-Kennung (User-Agent), aufgerufene Seite, angegebene Unternehmensgröße und Tarif
• Video-Hosting und Video-Analyse (Tella)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Bereitstellung und Analyse von Produktvideos auf der Website
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für Webinar-Aufzeichnungen und deren Bereitstellung, soweit hierfür eine Einwilligung eingeholt wird
  • Daten: IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Referrer, Land, Videoaufrufe, Wiedergabedauer, Abbruchpunkte, Interaktions- und Reichweitendaten, bei identifizierten Viewern gegebenenfalls auch E-Mail-Adresse und individuelle Viewer-Aktivitäten
• Vertragsabwicklung und Abrechnung von 9brains-Lizenzen
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
  • Daten: Name, E-Mail-Adresse, Firma, Rechnungsanschrift, gebuchter Tarif, Zahlungs- und Transaktionsdaten
• Rechtliche Pflichten
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
  • Daten: Vertrags-, Rechnungs- und Buchungsdaten sowie Geschäftskorrespondenz, soweit handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen

3. Keine Cookies - Zero-Cookie-Policy

Diese Website verwendet keine Cookies für eigene Analysezwecke. Wir setzen weder eigene noch Cookies von Drittanbietern für Tracking-Zwecke ein. Es werden keine Cookie-ähnlichen Technologien wie Local Storage oder Session Storage für Tracking-Zwecke verwendet.

Für die rein cookielose Webanalyse mit Umami bleibt es bei dieser Regelung.

Beim Einsatz von Tella als Video- und Webinar-Dienst können jedoch technische oder vergleichbare Technologien sowie Nutzungsanalysen im Zusammenhang mit der Bereitstellung und Auswertung von Videos anfallen. Soweit hierfür Cookies oder ähnliche Technologien eingesetzt werden, erfolgt dies nur auf Grundlage einer Einwilligung, sofern eine solche nach anwendbarem Recht erforderlich ist.

4. Eingesetzte Dienste und Auftragsverarbeiter

4.1 Hosting und CDN - Cloudflare Pages

• Zweck: Hosting, CDN, Performance
• Daten: IP-Adresse, Request-Metadaten wie URL, User-Agent, Referrer, Zeitstempel
• Speicherdauer: Cloudflare verarbeitet IP-Adressen zur Auslieferung und speichert Logdaten maximal 72 Stunden
• Region: globales CDN-Netz, EU-Standorte priorisiert
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Ein Auftragsverarbeitungsvertrag wurde mit Cloudflare geschlossen

4.2 Webanalyse - Umami

• Zweck: anonymisierte Webanalyse zur Optimierung unseres Angebots
• Keine Cookies: Umami arbeitet cookieless
• IP-Hash-Anonymisierung: IP-Adressen werden gehasht und nicht im Klartext gespeichert
• Keine personenbezogenen Daten: Ein Rückschluss auf einzelne Personen ist nicht möglich
• Server-Standort: Deutschland
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Keine Einwilligung erforderlich, da keine Cookies und keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden

4.3 CRM und Newsletter-Versand - Brevo

• Zweck: Verwaltung von Kunden- und Interessentendaten, Versand von Newslettern und Marketing-E-Mails
• Daten: Kontaktdaten, Newsletter-Anmeldedaten, Kommunikationsinhalte, Versand- und Interaktionsdaten, technische Metadaten
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für den Newsletter-Versand, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglicher oder vertraglicher Kommunikation, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die CRM-Nutzung
• Drittlandübermittlung: Die Verarbeitung und Speicherung erfolgt nach Angaben von Brevo grundsätzlich innerhalb der EU. Drittlandübermittlungen können im Einzelfall über Unterauftragsverarbeiter oder Konzernunternehmen erfolgen; die Absicherung erfolgt nach Angaben von Brevo insbesondere über Standardvertragsklauseln und ergänzende Schutzmaßnahmen.
• Ein Auftragsverarbeitungsvertrag wurde mit Brevo geschlossen

4.4 Terminbuchung - OneBob

• Zweck: Online-Terminvereinbarung, zum Beispiel für Beratungs- und Kundengespräche
• Anbieter: OneBob by Continua Systems GmbH, Eduard-Rüber-Str. 7, 83022 Rosenheim, Deutschland
• Daten: Name, E-Mail-Adresse, Firma, Telefonnummer (freiwillig), Anmerkungen und gewählter Termin; außerdem Kampagnenparameter aus dem aufgerufenen Link (UTM-Werte, Klick-Kennungen von Google und Meta), die Kennung Ihres Browsers (User-Agent), die Seite unserer Website, von der aus Sie die Buchung aufrufen, die verweisende Seite (Referrer) und die Einstiegsseite
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Buchung der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Terminanfragen). Kampagnenparameter, Browser-Kennung, Referrer und Einstiegsseite verarbeiten wir zur Messung unserer Werbung (siehe 4.6 und 4.7).
• Cookies: Die Buchungsseite setzt ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie und nutzt einen Schutz vor automatisierten Zugriffen (Cloudflare Turnstile).
• Ort der Verarbeitung: OneBob betreibt die Anwendungsserver und Datenbanken in Deutschland. Für den Versand von Terminbestätigungen setzt OneBob Resend, Inc. ein, für den Schutz vor automatisierten Zugriffen Cloudflare, Inc. Beide Anbieter haben ihren Sitz in den USA; eine Übermittlung in die USA ist dabei möglich. Nach Angaben von OneBob ist sie über das EU-US Data Privacy Framework, soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist, und ergänzend über Standardvertragsklauseln abgesichert.
• Ein Auftragsverarbeitungsvertrag wurde mit Continua Systems GmbH geschlossen

4.5 Video-Hosting und Video-Analyse - Tella

• Zweck: Bereitstellung von Produktvideos auf der Website sowie von Webinar-Aufzeichnungen und Replays
• Daten: IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Referrer, Land, Videoaufrufe, Wiedergabedauer, Abbruchpunkte, Interaktions- und Reichweitendaten, bei identifizierten Viewern gegebenenfalls auch E-Mail-Adresse und individuelle Viewer-Aktivitäten
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Produktvideos und deren Analyse, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für Webinar-Aufzeichnungen und deren Bereitstellung, soweit hierfür eine Einwilligung eingeholt wird
• Drittlandübermittlung: Verarbeitung in den USA möglich, zusätzlich über Unterauftragsverarbeiter in weiteren Drittstaaten
• Ein Auftragsverarbeitungsvertrag wurde mit Tella geschlossen
• Tella verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter; für Drittlandtransfers verweist Tella auf Standardvertragsklauseln und ergänzende Schutzmaßnahmen

4.6 Werbeerfolgsmessung - Google Ads

• Zweck: Messung der Wirksamkeit unserer Google-Ads-Anzeigen, um unser Werbebudget effizient einzusetzen
• Funktionsweise: Besuchen Sie unsere Website über eine Google-Anzeige, enthält die Aufruf-URL eine von Google vergebene pseudonyme Klick-Kennung. Diese melden wir mit Zeitstempel über unsere eigenen Server als Conversion-Ereignis an Google Ads, wenn Ihr Besuch Interesse an unserem Angebot zeigt (etwa anhand der Verweildauer oder der aufgerufenen Seiten), wenn Sie einen Termin buchen, sich registrieren oder ein Abonnement abschließen. Termine rufen wir dafür über eine Schnittstelle bei OneBob ab (siehe 4.4).
• Ohne Klick-Kennung melden wir nichts an Google Ads. E-Mail-Adressen oder andere Kontaktdaten übermitteln wir nicht an Google.
• Daten: Klick-Kennung, Ereignisart, Zeitstempel, bei Registrierung und Abonnement ein Conversion-Wert, der sich nach der angegebenen Unternehmensgröße richtet. Wir selbst können daraus keine Person identifizieren. Google kann die Kennung dem Anzeigenklick und gegebenenfalls einem Google-Konto zuordnen und verarbeitet die Daten insoweit in eigener Verantwortung.
• Keine Cookies: Die Messung arbeitet ohne Cookies und ohne Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät. Eine Einwilligung nach § 25 TDDDG ist daher nicht erforderlich.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Messung und Optimierung unserer Werbung). Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).
• Empfänger und Drittlandübermittlung: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Eine Übermittlung an Google LLC in den USA ist möglich; Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
• Speicherdauer: auf unseren Systemen nur bis zur Übermittlung an Google Ads, Löschung spätestens nach 90 Tagen

4.7 Werbeerfolgsmessung - Meta (Facebook, Instagram)

• Zweck: Messung und Optimierung unserer Anzeigen auf Facebook und Instagram, um unser Werbebudget effizient einzusetzen
• Funktionsweise: Wir setzen kein Meta-Pixel ein. Besuchen Sie unsere Website über eine Meta-Anzeige, enthält die Aufruf-URL eine von Meta vergebene Klick-Kennung (fbclid). In diesem Fall melden wir die aufgerufenen Seiten über unsere eigenen Server an Meta. Buchen Sie einen Termin, registrieren Sie sich oder schließen Sie ein Abonnement ab, melden wir dies ebenfalls an Meta, auch wenn Sie nicht über eine Meta-Anzeige zu uns gekommen sind.
• Daten: Ihre E-Mail-Adresse, die wir vor der Übermittlung mit SHA-256 hashen (die Adresse selbst verlässt unsere Systeme nicht); die Klick-Kennung, falls vorhanden; die Kennung Ihres Browsers (User-Agent) und die aufgerufene Seite; Ereignisart, Zeitpunkt und Conversion-Wert; die angegebene Unternehmensgröße und beim Abonnement der Tarif. Ihre IP-Adresse übermitteln wir nicht.
• Verwendung bei Meta: Meta gleicht die gehashte E-Mail-Adresse mit den Konten seiner Nutzer ab, um das Ereignis einer Anzeige zuzuordnen, und verwirft den Hashwert nach dem Abgleich.
• Keine Cookies: Die Messung arbeitet ohne Cookies und ohne Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät. Eine Einwilligung nach § 25 TDDDG ist daher nicht erforderlich.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Messung und Optimierung unserer Werbung). Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), zum Beispiel per E-Mail an datenschutz@9brains.de.
• Empfänger und Drittlandübermittlung: Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Eine Übermittlung an Meta Platforms, Inc. in den USA ist möglich; Meta Platforms, Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
• Speicherdauer: auf unseren Systemen höchstens 90 Tage; die Browser-Kennung löschen wir unmittelbar nach der Übermittlung an Meta

4.8 Zahlungsabwicklung - Stripe

• Zweck: Abwicklung von Zahlungen für 9brains-Lizenzen, Rechnungsstellung und Verwaltung von Abonnements
• Anbieter: Stripe Payments Europe, Limited, 25/28 North Wall Quay, Dublin 1, Irland
• Daten: Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Zahlungsdaten (in tokenisierter beziehungsweise maskierter Form), Transaktionsdaten (Betrag, Währung, Zeitpunkt) sowie Geräteinformationen und IP-Adresse zur Betrugsprävention
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für gesetzliche Aufbewahrungspflichten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
• Drittlandübermittlung: Eine Übermittlung in die USA ist möglich; sie ist über Standardvertragsklauseln abgesichert.
• Ein Auftragsverarbeitungsvertrag wurde mit Stripe geschlossen

5. Google-Integrationen (Plattform-Funktion)

Innerhalb der 9brains-Plattform können Sie optional eigene Google-Dienste mit Ihrem Google-Konto verbinden (derzeit Google Ads, Google Analytics, Google Search Console und Google Workspace), um deren Daten über den KI-Assistenten auszuwerten und, soweit die jeweilige Integration dies vorsieht, zu verwalten. Diese Funktion betrifft die Nutzung der Plattform, nicht den Besuch dieser Website. Die Verbindung erfolgt ausschließlich über den offiziellen OAuth-2.0-Prozess von Google und nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

• Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Bereitstellung der von Ihnen genutzten Funktion; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für das Verbinden Ihres Google-Kontos (Einwilligung), die Sie jederzeit widerrufen können
• Zugriff und Umfang: Nach Ihrer Autorisierung greift 9brains in Ihrem Namen (delegiert, mit Ihren eigenen Kontoberechtigungen) auf die jeweilige Google-API zu. Verarbeitet werden ausschließlich Daten, auf die Ihr verbundenes Google-Konto bereits Zugriff hat. Je nach Integration sind dies insbesondere:
  • Google Ads: Kampagnen, Anzeigengruppen, Keywords, Budgets und Leistungskennzahlen (z. B. Impressionen, Klicks, Kosten, Conversions)
  • Google Search Console: Suchleistungsdaten (Suchanfragen, Klicks, Impressionen, Positionen), Indexierungsstatus einzelner URLs und Sitemaps (ausschließlich lesender Zugriff)
  • Google Workspace: je nach erteilten Berechtigungen Kalender, Kontakte, Aufgaben, Dokumente, Tabellen, Präsentationen, einzelne Drive-Dateien, Formulare sowie der Versand von E-Mails über Gmail
• Zweck: Die Daten werden ausschließlich verwendet, um die von Ihnen im Assistenten angeforderten Aufgaben zu erfüllen: Auswertungen und Berichte sowie, sofern die jeweilige Integration Änderungen unterstützt, Aktionen, die Sie zuvor ausdrücklich bestätigen
• Speicherung: Ihre Google-OAuth-Zugangs- und Aktualisierungs-Tokens werden verschlüsselt gespeichert, damit die Verbindung bestehen bleibt, und können jederzeit widerrufen werden. Die abgerufenen Google-Daten werden nur für die Dauer der jeweiligen Anfrage verarbeitet und nicht darüber hinaus dauerhaft gespeichert (mit Ausnahme von Ergebnissen, die Sie bewusst selbst speichern)
• Drittlandübermittlung: Google kann Daten auch in den USA (Google LLC) verarbeiten. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend beruft sich Google auf Standardvertragsklauseln und weitere Schutzmaßnahmen
• Widerruf: Sie können jede Verbindung jederzeit in den 9brains-Einstellungen trennen und den Zugriff zusätzlich unter https://myaccount.google.com/permissions entziehen

Weitergabe und eingeschränkte Nutzung: Google-Nutzerdaten werden nicht verkauft, nicht für Werbung verwendet, nicht zum Training von KI-Modellen genutzt und nicht an Dritte weitergegeben. Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die 9brains über Google-APIs erhält, entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung („Limited Use").

6. Nutzung der 9brains-Apps für iPhone, iPad und Android (Plattform-Funktion)

Die 9brains-Apps für iPhone, iPad und Android sind eine native Hülle um dieselbe Plattform, die auch im Browser läuft. Gegenüber der Nutzung im Browser erheben die Apps keine zusätzlichen Daten, ausgenommen Kaufdaten bei Käufen über den App Store (siehe unten). Es gelten jedoch einige Besonderheiten des Endgeräts:

• Konto und Anmeldung: In der App kann kein Konto angelegt werden. Die Anmeldung erfolgt mit einem bestehenden Konto über den Systembrowser gegen unseren Anmeldedienst. Verarbeitet werden dabei E-Mail-Adresse, Name und Benutzerkennung.
• Sitzung auf dem Gerät: Das Anmeldemerkmal (Token) wird im gesicherten Schlüsselbund des Geräts gespeichert (iOS Keychain beziehungsweise Android Keystore), damit Sie angemeldet bleiben. Es wird nicht an Dritte weitergegeben.
• Geräteentsperrung: Die App lässt sich optional mit Face ID, Touch ID oder der Gerätesperre schützen. Die biometrischen Merkmale verlassen das Gerät nicht und werden von uns weder gespeichert noch verarbeitet; das Betriebssystem meldet uns nur, ob die Prüfung erfolgreich war.
• Mikrofon: Für die Spracheingabe (Diktat) greift die App auf das Mikrofon zu. Die Aufnahme wird zur Umwandlung in Text an unsere Server übertragen und danach nicht dauerhaft als Audio gespeichert. Der Zugriff erfolgt nur, wenn Sie die Diktatfunktion aktiv nutzen.
• Fotos und Dateien: Bilder und Dokumente werden nur verarbeitet, wenn Sie sie bewusst an einen Chat anhängen. Ein Zugriff auf die Fotomediathek ohne Ihr Zutun findet nicht statt.
• Chat-Inhalte: Eingaben, Antworten und angehängte Dateien werden genauso verarbeitet wie bei der Nutzung im Browser. Es gelten dieselben Angaben dieser Erklärung wie für die Nutzung der Plattform, insbesondere zu Zwecken und Rechtsgrundlagen (Abschnitt 2) und zu den Speicherdauern (Abschnitt 9).
• Kein Standort, keine Werbung, kein Tracking: Die Apps erheben keine Standortdaten, verwenden keine Werbekennung (IDFA beziehungsweise Advertising ID), binden keine Analyse- oder Werbebausteine Dritter ein und verfolgen Sie nicht über andere Apps oder Websites hinweg.
• Fehler- und Absturzberichte: Wir setzen kein eigenes Absturz-Werkzeug ein. Sind die entsprechenden Funktionen von Apple oder Google in Ihren Geräteeinstellungen aktiviert, erhalten wir anonymisierte Absturzberichte über die Bordmittel der jeweiligen Plattform.
• Aktualisierungen: Die App lädt Programmstände unserer Oberfläche direkt von unseren Servern nach, damit Verbesserungen ohne Store-Update ankommen. Dabei werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet, keine Inhalte.
• Käufe über den App Store (iPhone und iPad): In der App für iPhone und iPad können Sie eine Lizenz als Abonnement über den App Store abschließen.
  • Verkäufer und Zahlung: Verkäufer ist Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland. Apple wickelt die Zahlung ab und verarbeitet Ihre Zahlungsdaten in eigener Verantwortung nach der Datenschutzrichtlinie von Apple.
  • Daten: Von Apple erhalten wir nur die Transaktionsdaten, die wir für die Bereitstellung der Lizenz benötigen: Transaktions- und Abonnement-Kennungen, Produkt, Preis und Währung, App-Store-Land, Datum von Kauf, Verlängerung und Ablauf, Status der automatischen Verlängerung, Erstattungsstatus sowie eine von uns vergebene zufällige Kennung, über die wir den Kauf Ihrem Workspace zuordnen. Zahlungsdaten wie Kreditkarten- oder Kontonummern erhalten wir nicht.
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der Lizenz) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten)
  • Speicherdauer: für die Laufzeit des Abonnements, danach gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (siehe Abschnitt 9, Vertragsdaten)
• Verantwortliche Stelle und Betroffenenrechte: Es gelten Abschnitt 1 (Verantwortlicher) und Abschnitt 10 (Betroffenenrechte) dieser Erklärung unverändert. Ein Konto wird über die Website angelegt und von der jeweiligen Organisation verwaltet; Löschung und Auskunft laufen über den dort genannten Weg.

6a. Nutzung des 9brains-Add-ins für Microsoft Outlook (Plattform-Funktion)

Das 9brains-Add-in für Microsoft Outlook öffnet dieselbe Plattform, die auch im Browser läuft, als Seitenbereich in Outlook. Es wird von der Organisation bereitgestellt, die Ihr 9brains-Konto verwaltet, oder von Ihnen selbst über den Microsoft Marketplace installiert. Gegenüber der Nutzung im Browser gelten folgende Besonderheiten:

• Konto und Anmeldung: Im Add-in kann kein Konto angelegt werden. Die Anmeldung erfolgt mit einem bestehenden Konto in einem Anmeldefenster gegen unseren Anmeldedienst. Verarbeitet werden dabei E-Mail-Adresse, Name und Benutzerkennung.
• Sitzung im Add-in: Das Anmeldemerkmal (Token) wird im lokalen Speicher des Add-ins in Outlook abgelegt, damit Sie angemeldet bleiben. Dieser Speicher ist technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und wird beim Abmelden gelöscht.
• Inhalte aus Outlook: Das Add-in liest ausschließlich die E-Mail, die gerade geöffnet ist, und nur, wenn Ihre Anfrage es erfordert: Betreff, Absender, Empfänger, Datum, Text einschließlich zitierter früherer Nachrichten und die Liste der Anhänge. Einen Anhang öffnet es nur, wenn er für Ihre Anfrage gebraucht wird. Schreiben Sie gerade eine E-Mail, kann es den markierten Text und den Entwurf lesen und auf Ihre Anweisung ändern. Auf andere E-Mails, Ordner, Kontakte oder Kalender greift das Add-in nicht zu.
• Kein Versand: Das Add-in öffnet und bearbeitet nur Entwürfe. Es versendet keine E-Mails in Ihrem Namen.
• Chat-Inhalte: Die übermittelten E-Mail-Inhalte, Ihre Anweisungen und die Antworten werden genauso verarbeitet wie bei der Nutzung der Plattform im Browser und erscheinen in Ihrem Chat-Verlauf. Es gelten dieselben Angaben dieser Erklärung, insbesondere zu Zwecken und Rechtsgrundlagen (Abschnitt 2) und zu den Speicherdauern (Abschnitt 9).
• Microsoft: Outlook und der Microsoft Marketplace werden von Microsoft betrieben. Welche Daten Microsoft beim Laden und Ausführen von Add-ins verarbeitet, richtet sich nach den Vereinbarungen Ihrer Organisation mit Microsoft; wir erhalten von Microsoft dabei keine Inhalte aus Ihrem Postfach.
• Verantwortliche Stelle und Betroffenenrechte: Es gelten Abschnitt 1 (Verantwortlicher) und Abschnitt 10 (Betroffenenrechte) dieser Erklärung unverändert.

7. Kontakt und E-Mail

Wir verarbeiten Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Speicherdauer: bis Abschluss der Anfrage und gemäß gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

8. Externe Links

Unsere Website enthält Links zu externen Websites Dritter. Für deren Inhalte und Datenschutzpraktiken sind die jeweiligen Betreiber verantwortlich. Davon ausgenommen ist die Terminbuchung über OneBob, die in unserem Auftrag erfolgt (siehe 4.4).

9. Speicherdauern

• Server-Logs (Cloudflare): maximal 72 Stunden
• Umami-Analysedaten: unbegrenzt, da vollständig anonymisiert und ohne Personenbezug
• Kontaktanfragen: 6 Monate nach Abschluss der Anfrage, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Terminbuchungen (OneBob): bis die Terminanfrage abschließend bearbeitet ist und keine weitere Kommunikation dazu zu erwarten ist; entsteht daraus ein Vertragsverhältnis, gelten die Fristen für Vertragsdaten. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
• Werbeerfolgsmessung (Google Ads, Meta): auf unseren Systemen höchstens 90 Tage, die Browser-Kennung nur bis zur Übermittlung an Meta
• Vertragsdaten: bis zu 10 Jahre nach Vertragsende gemäß handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten
• Tella-Videodaten und Webinar-Replays: bis zur Löschung des Videos oder bis zum Ende des Bereitstellungszwecks; bei Kontodaten im Tella-Konto gemäß Tella-DPA, bei Löschung spätestens 90 Tage nach Beendigung des Accounts, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Google-OAuth-Token (alle Google-Integrationen): verschlüsselt gespeichert für die Dauer der Verbindung; Löschung bei Trennung der Verbindung oder Widerruf. Abgerufene Google-Daten werden nur für die Dauer der jeweiligen Anfrage verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert.

10. Betroffenenrechte

Sie haben folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
• Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
• Widerruf erteilter Einwilligungen

Kontakt: datenschutz@9brains.de

11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Beschwerde: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, https://www.lda.bayern.de

12. Sicherheit

TLS-Verschlüsselung, Zugriffsmanagement, Security-Header und weitere technische und organisatorische Maßnahmen.

13. Änderungen

Wir aktualisieren diese Erklärung bei Änderungen von Diensten oder Prozessen. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Version.

Version 12, Stand: 12. November 2026